タスクとスケジュール管理




タスク管理とスケジュール管理、何でやってますか?

こんにちは。
好きな野菜は「スティックセニョール」なまつじゅんです。
突然ですが、皆さんはタスクやスケジュールをどのように管理していますか?
今日は私の管理方法を簡単にお伝えします。

スケジュール管理はGoogleカレンダー

いろいろ試した結果、Googleカレンダーに舞い戻ってきました。
TimeTreeあたりもどうかなと迷った時期がありましたが、

1:他サービスとの連携(特に通知系)が容易。
2:複数のユーザーで共有する場面があまりない。
(↑思いっきりしてますがw)

といった理由からGoogleカレンダーに。

management2_calender

最近のアップデートで15分単位からスケジュールが設定できるようになったことが大きいですね。(もしかして以前からでした?)
基本的には30分単位で予定を入れていくようにしています。
ちなみにこの週はシゴトの休みを取ったので勤務予定(黄緑)がスカスカですねw
10月は休みが少なかったのでもっとギチギチにつまっておりました…。

チラ見されると「めっちゃダブルブッキングしてません?」とよく言われますが、共有相手のカレンダーです、ご心配なく。
何分のバス/電車に乗るか、どの店舗で何を購入するか、といった細かい点もカレンダーに入れるようにしています。
一日の全体の流れを記憶しておくほどの容量がないので、カレンダーに頼っています。

タスク管理はTrello

タスク管理ツールとしては、多くのアプリやサービスが存在しています。皆さんも自分なりに工夫して使っていることと思います。
私もこれまで試行錯誤してきました。Apple標準のリマインダー、Wunderlist、To-Do、ToDoist、たすくまなどなど…
そんな私がたどり着いたのは「Trello」です。IT界隈以外では非常に認知度が低くて寂しい気持ちになりますが…(笑)
management1_trello
左右方向に追加していくものを「リスト」、上下方向に追加していくのものを「カード」と呼ばれます。それぞれのリストにカードを追加するというカタチです。
それぞれのカードにはファイルが添付できますし、カードに対してコメントをつけてディスカッションすることもできます。

余談ですが、プロジェクト管理となるとTrelloでは対応しきれない場面が出てきますので、こちらはBacklog(https://www.backlog.jp/)を使っています。

シゴトに関しては原点回帰、「紙のノート」で。

勤務時のタスク、その日の予定、電話対応歴、誰と何を話したか、何を引き継ぐべきか、といった点は全て紙のノートにメモを取っています。
management3_note
特に問い合わせの電話が非常に多いため、「いつ、どんな内容の問い合わせがあったのか」をメモするように心がけています。
自分が抱えている案件の管理はもちろん、他のメンバーが受けた案件がどこまで処理されているかを常に把握するようにしています。
ひたすらお客さん・他のスタッフと話しっぱなしのシゴトですので、「誰と何を話したか」をその場でメモしないと忘れるんですね。
最終的に、Apple標準のメモアプリで「日報」としてまとめています。
書き留めるのはやはり紙とペンが最強だと再認識しております。

今日は、簡単にタスク・スケジュール管理の方法を書き連ねてみました。